Introducción y alcance

La presente guía está diseñada para orientar a los autores en el proceso de envío de propuestas y posters a través de la plataforma Open Journal Systems (OJS). OJS es un sistema de gestión editorial ampliamente utilizado por revistas académicas para facilitar la recepción, revisión, edición y publicación de artículos científicos de manera eficiente y transparente.

En está guía, encontrará un paso a paso para registrar su cuenta, preparar y enviar su propuesta, así como para dar seguimiento al proceso editorial. El objetivo es brindar a los autores una herramienta práctica que les permita aprovechar al máximo las funcionalidades de la plataforma, asegurando una experiencia fluida y el cumplimiento de los requisitos definidos por el comité organizador.

Le invitamos a consultar cada sección de este manual antes y durante el proceso de envío, y a comunicarse con el equipo organizador ante cualquier duda o inconveniente:  conia@uca.edu.sv                                                                       

1. Registro de usuario y perfil de autor

Para enviar sus propuestas y poster, primero debe crear una cuenta en la plataforma. Complete el formulario de registro con sus datos personales y académicos. Una vez registrado, podrá acceder a su perfil de autor, donde podrá actualizar su información y gestionar sus envíos.

2. Inicio de sesión y navegación en el panel

Ingrese con su correo electrónico y contraseña. Al iniciar sesión, accederá al panel principal, desde donde podrá gestionar sus envíos, ver notificaciones y actualizar su perfil. El panel es intuitivo y está dividido en secciones para facilitar la navegación.

3. Nuevo envío

Para enviar un nueva propuesta, seleccione la opción “Nuevo envío” en su panel. Esto iniciará el proceso guiado para registrar su envío en la plataforma.

• Selección de sección: Elija la sección de la revista a la que corresponde su envío (por ejemplo, Ingeniería de procesos, Redes, sistemas y comunicación, etc.). Esta selección es importante para que su trabajo sea evaluado por el equipo editorial adecuado.

• Lista de comprobación y aceptación de políticas: Revise la lista de requisitos y políticas editoriales (formato, originalidad, ética, etc.) y confirme que su envío cumple con ellas. Esta aceptación es obligatoria para continuar con el envío.
• Seleccione la opción "Enviar como": 1) Ponencia oral 2) Póster 3) Ponencia oral y póster

• Ingreso de metadatos (título, resumen, autores, palabras clave): Complete la información descriptiva de su propuesta: título, resumen, lista de autores con sus afiliaciones, palabras clave y cualquier otro dato solicitado para facilitar la indexación y búsqueda.
• Carga de archivos (PDF, DOC, figuras, datos complementarios): Suba los archivos de su propuesta en formato PDF o Word, así como imágenes, tablas o datos adicionales que acompañen su trabajo. Puede arrastrar los archivos o seleccionarlos desde su equipo.
• Datos de gestión científica: Se solicita a los autores que, cuando las propuestas sean producto de investigaciones financiadas, indiquen el nombre de la agencia financiadora en el metadato correspondiente a “Agencias de apoyo”.

  En el campo “Fuente”, deben colocar el DOI o el enlace de la publicación original si el envío es una derivación de otro trabajo, como un libro, una tesis de posgrado, etc.

  En la “Declaración de disponibilidad de datos”, se debe incluir una breve descripción del tipo de conjunto de datos generado en la investigación, si aplica. Se recomienda a la comunidad investigadora actuar con transparencia respecto a los datos. Si el conjunto de datos es público y se encuentra depositado en un repositorio o plataforma, se debe incluir la cita correspondiente o el enlace de acceso.

Carga de archivos (Documento, figuras, datos complementarios): Suba los archivos de su propuesta en formato PDF o Word, así como imágenes, tablas o datos adicionales que acompañen su trabajo. Puede arrastrar los archivos o seleccionarlos desde su equipo.

Confirmación y finalización del envío: Revise toda la información y archivos cargados. Si todo es correcto, confirme y finalice el envío. Recibirá una notificación que confirma que su envío ha sido recibido.

4. Gestión de envíos:

Desde su panel, podrá ver todos las propuestas que ha enviado, con acceso al historial completo y detalles de cada uno.

• Visualización y seguimiento del estado: Podrá consultar el estado actual de cada envío (en revisión, en corrección, aprobado, rechazado) y recibir notificaciones sobre avances o requerimientos, dando clic en “Ver”.

• Acceso al historial de envíos: 

5. Proceso de revisión: Cuando su envío sea evaluado, recibirá notificaciones con comentarios y decisiones del equipo editorial y revisores.

• Notificaciones de revisión: Revise cuidadosamente las observaciones enviadas y las solicitudes de corrección o aclaración.
• Cómo responder a revisores y editores: Use la plataforma para enviar respuestas a los comentarios recibidos, aclarar dudas y subir versiones corregidas de su propuesta.

Subida de archivos revisados: Cargue las nuevas versiones del envío y documentos complementarios según las indicaciones del proceso de revisión para continuar con la evaluación.

Bibliografía: 

Aquino Rocha, Joaquin & Bautista, Edson Gaston & Iñiguez Calveti, Daysi. (2021). Implementación de la plataforma Open Journal Systems (OJS) en el Journal Boliviano de Ciencias (JBC). Abec Meeting. 10.21452/abecmeeting2021.8. 

Hernández Gutierrez, K. A. (2025). Guía del flujo editorial con Open Journal Systems (OJS): Portal de Revistas y Publicaciones Seriadas. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.14847607

Public Knowledge Project. (2023). Flujo de trabajo editorial. Recuperado [2024], https://docs.pkp.sfu.ca/learning-ojs/en/editorial-workflow